Transkribieren lassen – Datenschutz

Audiodateien transkribieren lassen geht schnell und ist günstig. Doch wichtig ist, dass auch der Datenschutz im Zuge des Transkriptionsservices entsprechend berücksichtigt wird. Wir zeigen dir daher in diesem Beitrag was wir als Transkriptionsdienstleister in Österreich tun, um den Datenschutz für deine Transkripte zu gewährleisten.

Dateien sicher transkribieren lassen

Als Transkriptionsservice in Wien gelten für uns österreichische Gesetze und selbstverständlich auch die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung. Dieser gesetzliche Rahmen ist solide. Als Transkriptionsdienstleister ist uns jedoch wichtig, die teils sperrigen Gesetzestexte in nachvollziehbare Handlungen zusammenzufassen. So ist für all unsere Auftraggeber ersichtlich, welche Datenschutzmaßnahmen für die Erstellung von Transkripten umgesetzt werden.

Einverständniserklärung für Audioaufzeichnung

Den ersten Schritt musst du als Interviewer*in selbst setzen. Du musst von deinen Gesprächspartnern eine Zusage einholen, dass das Gespräch aufgezeichnet werden darf und erklären, wie es in weiterer Folge verarbeitet wird.

Diese Einverständniserklärung für die Audioaufzeichnung kann mündlich erfolgen, sie sollte in diesem Fall vor Gesprächsbeginn aufgenommen werden. Alternativ dazu ist es auch möglicheine Einverständniserklärung für das Experteninterview schon vorab per Mail zur Unterschrift zu übermitteln.

Audiodateien sicher versenden

Du hast nun die Einverständniserklärung zur Aufnahme und Verarbeitung des Gesprächs erhalten und das Interview geführt. Als nächstes müssen die Audiodateien an uns übermittelt werden. Wie du das machst bleibt dir überlassen, da wir praktisch alle gängigen Datentransfer-Dienste nutzen. In Hinblick auf den Datenschutz empfehlen wir die Nutzung von Wetransfer.com – diese Plattform stellt diverse Unterlagen zur Einhaltung der DSGVO bereit. Die Daten werden innerhalb Europas gespeichert und automatisiert gelöscht. Zusätzlich ist es hier möglich die Dateien passwortgeschützt zu versenden.

Das Senden von großen Dateien mit Passwortschutz ist auch über die „Send via Firefox“-Funktion möglich. Hier kann zudem definiert werden, dass die Dateien schon nach dem ersten Download gelöscht werden.

Andere Plattformen sind Dropbox, Google Drive oder OneDrive, wobei du auch hier die Option nutzen kannst die Daten passwortgeschützt zu speichern bzw. freizugeben. Unsere Empfehlung lautet jedoch möglichst WeTransfer oder Firefox-Send zu verwenden. Bei Aufträgen von Unternehmen, Universitäten oder sonstigen Institutionen holen wir uns die Daten auch gerne direkt vom lokalen Server ab. Selbst das Zusenden eines USB-Sticks per Post an uns ist möglich.

Sichere Speicherung der Audiodateien

Sobald wir deine Audiodateien heruntergeladen haben informieren wir dich darüber. Wir speichern deine Audios in weiterer Folge nur für die Dauer unserer Zusammenarbeit. Sobald die Zusammenarbeit abgeschlossen ist (Erhalt der Transkripte wurde bestätigt und die Rechnung wurde bezahlt), löschen wir alle Dateien wieder. Deshalb gilt: speichere die Transkripte gut ab, denn wir können sie dir später nicht mehr neu zusenden.

Transkribieren lassen: Geheimhaltungsvereinbarung für Transkripte

Wenn du Dateien von einem professionellen Transkriptionsservice transkribieren lassen willst, solltest du auf Nummer sicher gehen, dass der Datenschutz streng geregelt ist. Ein wichtiges Thema sind daher auch Geheimhaltungsvereinbarungen für Transkriptionsaufträge. Als führender Transkriptionsdienstleister in Österreich sind wir damit laufend konfrontiert. Aus zeitlichen und organisatorischen Gründen ist es für uns schwierig, laufend neue Geheimhaltungsvereinbarungen zu unterzeichnen. Deshalb haben wir alles rund um das Thema der Geheimhaltung in unseren AGB sehr weitreichend und absolut eindeutig geregelt. Zusätzlich gelten selbstverständlich die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz, inklusive der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Gerade für größere Unternehmen oder Hochschulen ist es teilweise nötig zusätzliche NDAs oder Geheimhaltungsvereinbarungen zu unterschreiben. Nicht, weil unsere Verpflichtungen nicht ohnehin groß genug wären, sondern weil es schlicht der Standardablauf im Unternehmen ist. Diesen Vorgaben der Universitäten, Fachhochschulen und Unternehmen kommen wir selbstverständlich nach. Falls gewünscht haben wir selbstverständlich auch vorbereitete Standard-Geheimhaltungsvereinbarungen, die wir gerne zusenden können.

Transkription beauftragen – Datenschutz beachten

Wenn du nun eine Transkription in Auftrag geben möchtest, kannst du dir bei uns hinsichtlich des Datenschutzes absolut sicher sein, dass wir stets vorsichtig und zuverlässig agieren. Alle Personen, die bei uns mit deinen Dateien in Berührung kommen (könnten), haben selbst gegenüber uns als Unternehmen entsprechende Vereinbarungen unterzeichnet. Selbst unser Website-Hosting befindet sich mit Serverstandort in Österreich.

Sollten trotz allem noch Fragen zum Datenschutz offen sein, beantworten wir sie dir gerne. Wir berücksichtigen individuelle Wünsche zum Ablauf der Zusammenarbeit, z.B. wie wir dir Daten übermitteln sollen. Außerdem können wir auf Wunsch alle Namen von Personen und Unternehmen im Transkript direkt anonymisieren. Dies ist mit keinerlei Mehrkosten verbunden.

Kontaktiere uns am besten telefonisch unter 0660 524 55 31 oder sende uns eine Mail mit deinen Fragen an info@transkribieren.at oder übermittle uns direkt deine Audio- oder Videodateien für die Transkription. Unsere Antwortzeit bei E-Mails liegt im Schnitt bei unter zwei Stunden. Für Studierende bieten wir Sonderpreise an, so erhältst du besonders günstige Transkripte.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!